訂單狀態

# 訂單系統操作指南

## 概述

本指南說明倉庫管理系統中的訂單處理流程、常見問題及解決方法，幫助您更有效地管理訂單作業。

## 訂單狀態說明

系統中的訂單會有以下不同狀態：

– **待處理 (READY)** – 訂單已完成庫存分配，可以開始撿貨作業
– **作業中 (PROCESSING)** – 訂單正在進行撿貨或包裝作業
– **已完成 (DONE)** – 訂單已出貨完成
– **已取消 (CANCELED)** – 訂單被取消，庫存已釋放回倉庫
– **庫存不足 (NOSTOCK)** – 訂單中有商品庫存不足，無法出貨，可同步於後台『庫存不足列表』查看
– **已強制終止 (TERMINATED)** – 訂單被強制終止處理，該訂單無法復原
– **已併單 (MERGED)** – 訂單已被合併到其他訂單中
– **延後成立(DRAFT)** – 尚未正式成立的訂單，，直到指定到貨日才會鎖定商品庫存，並將訂單狀態會轉為『待處理』
– **待確認 (NEED_CONFIRM)** – 需要人工確認才能繼續處理的訂單

## 訂單處理流程

### 1. 訂單建立階段
#### 庫存檢查流程

系統會依序執行以下步驟來分配庫存：

1. 判斷訂單類型（一般訂單、外部訂單、延後成立訂單等）
2. 鎖定相關商品的庫存記錄，避免重複分配
3. 根據通路規則和存儲方式篩選可用庫存
4. 考慮商品批號、有效期限等特殊條件
5. 嘗試分配足夠的庫存數量給訂單

#### 庫存篩選條件

系統會根據通路設定來篩選適合的庫存：

– **有效期限要求**：某些通路對商品保存期限有特殊要求
– **批號管理**：可設定自動選擇批號或由人工指定
– **倉別設定**：支援不同倉別（如良品、瑕疵品等貨品狀態）的庫存調配
– **統一效期**：部分通路要求同張訂單的商品需有相同效期

### 3. 狀態自動更新

#### 訂單狀態判斷

系統會根據商品的庫存分配結果自動更新訂單狀態：
– 所有商品都有足夠庫存 → 訂單變為「待處理」
– 任一商品庫存不足 → 訂單變為「庫存不足」

#### 庫存重新檢查

當需要重新檢查庫存時（例如有新商品入庫），系統會：
1. 清除原有的庫存分配紀錄
2. 重新為每項商品檢查並分配庫存
3. 根據結果更新訂單狀態

## 訂單匯入功能

系統支援透過 Excel 檔案批量匯入訂單，大幅提升訂單建立效率。

### 匯入格式支援

#### 1. 通用匯入格式 (General Order Parser)

**支援欄位**：
– **訂單基本資訊**：訂單編號、單據類別、指定通路、訂單備註
– **收件人資訊**：收件人姓名、電話、地址、郵遞區號、城市、國家、電子郵件
– **物流資訊**：物流類型、超商門市店號、配達時段、預約出貨日
– **商品資訊**：品號、倉別、數量、效期限制、批號、單品單價、單品備註
– **其他資訊**：訂單金額、是否代收貨款、來回件、幣別、發票號碼
– **出貨人資訊**：出貨人名稱、出貨人電話
– **系統欄位**：內部備註、額外單號、識別碼、指定托運單號

#### 2. 通路專用格式

系統針對不同電商平台提供專用匯入格式：
– **Yahoo購物中心** – 支援 Yahoo 匯出的訂單格式
– **蝦皮購物** – 支援 Shopee 訂單格式
– **91APP** – 支援 91APP 平台格式
– **其他電商平台** – 支援多種主流電商平台格式

### 匯入流程說明

#### 1. 檔案準備階段
– **檔案格式**：僅支援 .xlsx 格式的 Excel 檔案
– **檔案大小限制**：檔案大小必須在 500KB 以下
– **行數限制**：最多支援 3000 行資料
– **表頭設定**：第一行必須包含正確的欄位名稱

#### 2. 資料驗證階段

系統會檢查以下必填欄位：
– **訂單編號** – 用於識別和去重複訂單
– **收件人姓名** – 必填，用於收件人識別
– **收件人地址** – 必填，配送地址資訊
– **收件人電話** – 必填，聯絡電話
– **品號** – 必填，用於商品識別
– **數量** – 必填，且必須大於 0

#### 3. 資料處理邏輯

**訂單建立規則**：
– 相同訂單編號的商品會合併到同一張訂單
– 如訂單編號為空，系統會自動產生訂單編號
– 同一訂單的收件人資訊必須一致

**商品處理**：
– 系統會驗證品號是否存在於商品主檔
– 倉別必須是系統中已建立的倉別
– 效期限制會轉換為系統可識別的日期格式

**通路分配**：
– 可在 Excel 中指定通路，系統會自動分配到對應通路
– 如未指定，會使用匯入時選擇的預設通路
– 支援常用地址功能，可預設收件人資訊和通路

#### 4. 匯入結果處理

**成功處理**：
– 系統會顯示「共 N 筆訂單，成功匯入 M 筆」的結果訊息
– 匯入後會自動執行庫存檢查和狀態更新
– 建立訂單歷史記錄，註明「匯入訂單」

**錯誤處理**：
– 遇到錯誤會停止處理並顯示具體錯誤訊息
– 常見錯誤：品號不存在、倉別不存在、物流類型錯誤、通路不存在
– 支援背景處理模式，錯誤會透過系統通知發送

### 特殊訂單類型

#### 1. 外部庫存訂單
– Excel 中「單據類別」填入「外部庫存」
– 這類訂單會直接設為「待處理」狀態
– 不會進行庫存檢查和分配

#### 2. 延後成立訂單
– Excel 中「單據類別」填入「延後成立」
– 訂單會保持「延後成立」狀態
– 需要手動啟動才會進行庫存分配

#### 3. 覆蓋模式匯入
– 可設定覆蓋已存在的訂單
– 僅限狀態允許取消的訂單才能被覆蓋
– 覆蓋時會先清除原訂單的商品資料

### 匯入最佳實務

#### 1. 檔案準備
– **移除空白行列**：避免 Excel 中有多餘的空白行或列
– **格式標準化**：確保日期、數字格式正確
– **編碼統一**：使用 UTF-8 編碼避免中文亂碼

#### 2. 資料品質
– **訂單編號唯一性**：確保每個訂單編號在系統中是唯一的
– **商品資訊正確**：品號必須與系統商品主檔一致
– **地址資訊完整**：提供完整的收件地址資訊

#### 3. 批次處理建議
– **分批匯入**：大量訂單建議分批匯入，每批不超過 1000 筆
– **測試匯入**：正式匯入前建議先用少量資料測試
– **備份資料**：匯入前備份原始 Excel 檔案

#### 4. 錯誤處理
– **錯誤記錄**：詳細記錄每次匯入的錯誤訊息
– **資料修正**：根據錯誤訊息修正 Excel 資料後重新匯入
– **部分成功**：如部分訂單匯入失敗，可修正錯誤資料後補匯入

## 常見錯誤訊息

### 訂單建立失敗的原因

系統處理訂單時可能會遇到以下錯誤情況：

– **庫存不足錯誤** – 商品庫存數量無法滿足訂單需求
– **商品不存在錯誤** – 訂單中的商品編號在系統中找不到
– **數量錯誤** – 商品數量不正確或為零
– **空白商品錯誤** – 訂單中沒有任何商品
– **重複訂單錯誤** – 相同的訂單已存在於系統中
– **價格超限錯誤** – 訂單總金額超過通路允許的上限
– **物流失敗錯誤** – 無法安排適當的物流方式

### 訂單匯入常見錯誤

#### 1. 檔案格式錯誤
**錯誤訊息**：
– 「匯入失敗，檔案過大」
– 「匯入失敗，行數過多」

**解決方法**：
– 確保檔案大小在 500KB 以下
– 資料行數不超過 3000 行
– 移除 Excel 中的空白行和列

#### 2. 必填欄位錯誤
**錯誤訊息**：
– 「品號錯誤」
– 「數量錯誤」
– 「收件人姓名不一致」

**解決方法**：
– 確認品號欄位不為空白且格式正確
– 檢查數量欄位是否為正數
– 同一訂單編號的收件人資訊必須完全一致

#### 3. 主檔資料不存在
**錯誤訊息**：
– 「倉別 XXX 不存在」
– 「物流類別錯誤」
– 「通路 XXX 不存在，請先建立對應通路」

**解決方法**：
– 確認倉別代號是否在系統中已建立
– 檢查物流類型名稱是否正確
– 先在系統中建立對應的通路設定

### 系統錯誤回應

當發生錯誤時，系統會自動：
– 記錄詳細的錯誤資訊供後續查詢
– 回傳適當的錯誤代碼和說明訊息
– 停止處理有問題的訂單，避免資料不一致
– 在背景處理模式下，透過系統通知發送錯誤訊息

## 庫存不足問題處理

### 造成庫存不足的原因

訂單可能因為以下原因無法分配到足夠庫存：

1. **庫存數量不足** – 倉庫中的商品數量少於訂單需求
2. **效期不符要求** – 現有庫存的保存期限不符合通路標準
3. **批號限制** – 指定的批號商品庫存不足
4. **庫存被占用** – 庫存已被其他訂單預先分配

### 庫存不足處理方式

當訂單遇到庫存不足問題時：

1. **商品層級處理**：
– 將庫存不足的商品標記為「庫存不足」狀態
– 記錄庫存不足的具體原因

2. **訂單層級處理**：
– 檢查訂單中所有商品的狀態
– 只要有任一商品庫存不足，整張訂單就會變成「庫存不足」狀態

3. **自動重新檢查**：
– 系統可設定定期重檢庫存不足訂單
– 當有新商品入庫時，會自動重新分配庫存

## 訂單管理操作

### 取消訂單

當需要取消訂單時，系統會執行以下步驟：

1. **檢查取消條件** – 確認訂單目前狀態允許取消
2. **釋放庫存** – 將已分配給訂單的庫存釋放回倉庫
3. **更新狀態** – 將訂單狀態改為「已取消」
4. **外部通知** – 如有連接外部倉庫系統，會發送取消通知
5. **記錄原因** – 將取消原因記錄到訂單歷史中

### 恢復訂單

對於已取消的訂單，可以嘗試恢復：
– 系統會重新檢查並分配庫存
– 如果庫存足夠，訂單會回到正常處理流程

### 訂單合併

多張符合條件的訂單可以合併處理，合併條件包括：

– **相同客戶** – 必須是同一個客戶的訂單
– **相同物流** – 物流方式必須一致
– **相同付款方式** – 代收貨款狀態必須相同
– **相同幣別** – 使用相同的貨幣單位
– **適當狀態** – 訂單狀態必須是「待處理」或「庫存不足」

### 訂單分拆

大型訂單可以分拆成多個小訂單處理：
– 系統會追蹤分拆關係，記錄原始訂單和分拆後的子訂單
– 可查詢某張訂單是從哪張原始訂單分拆而來

## 庫存分配策略

### 庫存鎖定原則

當系統為訂單分配庫存時，會採用以下策略：

1. **整箱優先** – 優先分配完整包裝的商品，減少拆包作業
2. **先進先出** – 按照有效期限排序，優先出貨較早到期的商品
3. **倉別優先級** – 根據不同倉別（貨品狀態）的優先級順序分配庫存

### 防衝突機制

為避免多張訂單同時爭搶相同庫存，系統採用：
– **交易鎖定** – 確保庫存分配過程的完整性
– **記錄鎖定** – 防止多個使用者同時修改相同記錄

## 通路管理規則

### 倉別（貨品狀態）管理

倉別是用來區分商品狀態的重要分類：

– **良品倉** – 正常可販售的商品
– **瑕疵品倉** – 有瑕疵但仍可使用的商品
– **其他客製化倉別** – 根據客戶需求設定的特殊分類

通路設定包含：
– **預設倉別** – 該通路主要使用的倉別類型
– **備用倉別** – 當預設倉別庫存不足時，可使用的替代倉別

### 允收效期管理機制

系統提供三種允收效期管理方式：

#### 1. 按天數限制 (BY_DAYS)
– **一般商品設定**：在商品到期前 N 天就不能出貨
– 例如：設定30天，表示商品距離到期日少於30天就不能出貨
– **海外商品設定**：針對海外進口商品可設定不同的天數限制
– 例如：海外商品可能需要更長的運輸時間，所以設定45天

#### 2. 按比例限制 (BY_RATIO)
– **一般商品設定**：當剩餘保存期限低於總效期的某個百分比時不能出貨
– 例如：設定20%，商品總效期365天，當剩餘效期少於73天（365×20%）就不能出貨
– **海外商品設定**：針對海外商品可設定不同的比例
– 例如：海外商品設定30%的比例限制

#### 3. 無限制 (NONE)
– 對商品有效期限沒有特殊限制，任何效期的商品都可出貨

### 進階允收效期設定

#### 通路分級效期規則
系統支援根據商品原始效期天數設定不同的允收標準：

– **原始效期門檻**：可設定多個效期門檻值
– **分級管理**：不同效期範圍的商品適用不同的允收標準
– 例如：效期365天以上的商品，允收天數設為60天
– 效期180-364天的商品，允收天數設為30天
– 效期179天以下的商品，允收天數設為15天

#### 特殊效期控制功能

1. **效期一致控制**
– 開啟後，同一張訂單的所有商品必須使用相同效期的庫存
– 避免同一訂單出現不同效期商品的情況

2. **不可回出控制**
– 系統記錄每個商品最後一次出貨的效期
– 下次出貨時，必須使用等於或晚於上次出貨效期的庫存
– 避免新出貨的商品效期比之前出貨的還早

3. **訂單效期警示**
– 當客戶指定的效期要求晚於通路允收標準時
– 系統會自動發出警示通知，提醒檢查是否符合通路規則

4. **跨效期出貨設定**
– 當商品有指定效期時，可選擇是否允許使用較晚效期的庫存
– 嚴格模式：只能使用完全相同效期的庫存
– 彈性模式：可以使用指定效期或更晚效期的庫存

### 商品識別方式

系統支援多種方式來識別和匹配商品：

– **商品編號 (SKU)** – 使用內部的商品編號進行匹配
– **商品條碼 (Barcode)** – 使用商品包裝上的條碼進行匹配
– **批號 (Batch)** – 使用生產批號來識別和匹配商品

**注意事項**：組合商品（Bundle）和彈性商品（Flexible Product）僅支援使用商品編號（SKU）方式進行識別。

## 常見問題排除

### 1. 訂單建立失敗

**可能的問題：**
– 訂單中的商品在系統中找不到
– 商品數量設定錯誤（例如：數量為零或負數）
– 沒有設定適當的物流方式

**解決步驟：**
1. 確認商品編號是否正確輸入
2. 檢查商品數量是否大於零
3. 為訂單指定合適的物流類型

### 2. 庫存不足問題診斷

**檢查步驟：**
1. **確認實際庫存** – 查看倉庫中該商品的實際數量
2. **檢查效期設定** – 確認通路的效期要求是否過於嚴格
3. **查看通路規則** – 檢查該通路是否有特殊的商品要求
4. **確認批號限制** – 如有指定批號，確認該批號是否有足夠庫存

**解決方案：**
1. **調整效期要求** – 與通路協商放寬效期限制
2. **補充進貨** – 聯繫供應商補充庫存
3. **修改通路設定** – 調整過於嚴格的通路規則
4. **批號管理** – 手動指定有庫存的批號或改為自動選擇

### 3. 訂單狀態異常

**常見狀況：**
– 訂單長時間停留在「庫存不足」狀態
– 明明有足夠庫存卻無法分配

**處理方法：**
1. **手動重新檢查** – 使用系統的庫存重新檢查功能
2. **查看庫存占用** – 確認庫存是否被其他訂單預先分配
3. **檢查倉別設定** – 確認商品的倉別（貨品狀態）設定是否正確

## 系統設定說明

### 重要配置參數

– **自動批號選擇** – 設定系統是否自動為商品選擇批號
– **跨效期出貨** – 是否允許不同效期的商品在同一張訂單中出貨
– **個資保護** – 設定訂單完成後多少天自動隱藏個人資訊
– **撿貨費用** – 各種撿貨作業的費用計算設定

### 營運監控重點

1. **庫存狀況監控** – 定期檢查有多少訂單處於庫存不足狀態
2. **處理效率監控** – 關注庫存檢查和分配的處理時間
3. **異常狀況追蹤** – 記錄各種錯誤發生的頻率和原因
4. **訂單狀態分析** – 分析不同狀態訂單的數量分布

## 操作建議

### 日常維護

– **定期檢查庫存不足訂單** – 確認是否有訂單可以重新分配庫存
– **監控系統效能** – 注意處理大量訂單時的系統回應時間
– **定期備份資料** – 確保訂單資料的安全性

### 最佳實務

– **合理設定通路規則** – 避免過於嚴格的效期或批號限制
– **保持庫存資訊準確** – 定期盤點確保系統庫存與實際相符
– **適時調整系統設定** – 根據營運需求調整各項參數設定

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*本文件最後更新日期：2025年*